怎樣使你的郵件變得滴水不漏
1.永遠(yuǎn)記住,郵件里的每一個(gè)信息都是一條可以追查到的紀(jì)錄。如果有一些話你不愿意在大庭廣眾之下來(lái)講,那么千萬(wàn)也不要寫(xiě)到郵件中(不要忘記,從技術(shù)上講,IT部門的職員可以看得到你幾乎所有的郵件記錄)。
2.除非不得已,否則千萬(wàn)不要用發(fā)郵件的方式解決問(wèn)題。當(dāng)存在疑慮時(shí),面對(duì)面的溝通是最好的方式。并且盡量避免一些模糊可疑的表達(dá)用法,比如“我們今后再對(duì)這個(gè)問(wèn)題進(jìn)行討論吧”,商業(yè)法官很有可能會(huì)把自己的傾向強(qiáng)加給一些模糊的字句,別給法官這個(gè)機(jī)會(huì)!
3.當(dāng)郵件的主題切換時(shí),語(yǔ)言也應(yīng)隨之切換。有時(shí)法律工作者會(huì)找到很多可以作為呈堂證據(jù)的對(duì)話,即使你已經(jīng)把話題轉(zhuǎn)換到對(duì)于其他員工衛(wèi)生習(xí)慣的八卦上面了。
4.對(duì)電腦軟件心存戒備。搜索軟件可以偵測(cè)到轉(zhuǎn)發(fā)郵件時(shí)的更改,寫(xiě)作風(fēng)格的改變,甚至一些暗示混亂或罪責(zé)的詞語(yǔ): “無(wú)法入睡”或者“不知所措”。
5.當(dāng)發(fā)送附件時(shí)把原郵件的信息隱藏起來(lái)。 一些格式的文件會(huì)將諸如創(chuàng)建者創(chuàng)建日期修改者等信息記錄下來(lái)。因此你應(yīng)該把文件全部以記事本或word格式儲(chǔ)存,這樣文件將無(wú)法保留原數(shù)據(jù)。
6.盡量避免發(fā)出類似于“你真的覺(jué)得這是一個(gè)好主意么”之類的問(wèn)題。這種存在懷疑的態(tài)度可能將來(lái)被用來(lái)針對(duì)你自己。如果你不得不詢問(wèn)一個(gè)文件是否應(yīng)該被法律機(jī)關(guān)檢查,那很可能它確實(shí)應(yīng)該被檢查,還是避免這個(gè)文件吧。
怎樣速戰(zhàn)速?zèng)Q會(huì)議
1.根本就別開(kāi)會(huì)。首先試著用電話,郵件,一對(duì)一談話等方式解決爭(zhēng)議問(wèn)題。
2.準(zhǔn)備一個(gè)清晰的時(shí)間表。當(dāng)會(huì)議必須要舉行時(shí),實(shí)現(xiàn)應(yīng)該做出決定,哪些事宜將在會(huì)議上被討論,哪些決定將會(huì)做出。
3.邀請(qǐng)盡可能少的人參加會(huì)議。什么是比收到一封被“CC”的但你不希望收到的郵件更郁悶的事?被邀請(qǐng)參加你根本就不用參加的會(huì)議!
4.把椅子全部拿走。這才是絕招,讓參加會(huì)議的人站著思考會(huì)讓這次會(huì)議簡(jiǎn)短、熱烈和切題!
5.準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始。如果與會(huì)者都是遲到十分鐘才蹣跚入場(chǎng),那將會(huì)議速戰(zhàn)速?zèng)Q就根本無(wú)法實(shí)現(xiàn)。這里,可以考慮一些小小的獎(jiǎng)勵(lì)因素。例如,買一些小點(diǎn)心給先來(lái)入場(chǎng)參加會(huì)議的人品嘗。另一個(gè)辦法是,會(huì)議按照人出場(chǎng)的順序進(jìn)行發(fā)言,準(zhǔn)時(shí)結(jié)束,這樣遲到的人就將無(wú)法得到發(fā)言的機(jī)會(huì)。
6.使用計(jì)時(shí)器。會(huì)議的始末時(shí)間由一塊大家都能看到的計(jì)時(shí)器來(lái)決定。據(jù)說(shuō)谷歌公司就使用了植入墻內(nèi)的一塊四角掛鐘。 |